SISTEM REGISTRASI GUDEP
Sistem Registrasi Gudep (Gudep) merupakan kelengkapan mutlak suatu
organisasi kepramukaan. Selain sebagai kelengkapan administratif, sistem ini
merupakan sarana penyediaan data dan informasi yang sangat diperlukan guna
mendukung pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan.
Registrasi Gugusdepan
Setiap Gudep Gerakan Pramuka harus diregistrasi di Kwartir Cabang (Kwarcab)
dan hanya akan diakui sebagai satuan Gerakan Pramuka apabila registrasi ini
telah dilaksanakan.
Registrasi Gudep dilakukan setiap tahun dan sekaligus merupakan
pelaporan data Gudep pada keadaan 1 Oktober tahun itu.
Tanda Registrasi
Kepada setiap Gudep yang telah menyerahkan Formulir Registrasi, diberikan
Tanda Registrasi. Tanda Registrasi Gudep ditandatangani oleh Ka Kwarcab atas
nama Ka Kwarnas dan berlaku dari tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31
Desember tahun diterbitkan.
Kepada setiap Gudep Gerakan Pramuka diberikan paigam tanda keabsahan
sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka, yang diterbitkan oleh Kwarnas.
Piagam ini berlaku untuk 3 (tiga) tahun dan akan diperbaharui secara
otomatis selama Gudep itu masih terdaftar.
Kwarcab adalah Satuan Administrasi Pangkal bagi Gudep dalam wilayahnya.
Yakni menangani semua masalah administratif mengenai Registrasi Gudep.
Untuk Gudep Gerakan Pramuka yang berpangkalan di luar negeri, yang
bertindak sebagai Satuan Administrasi Pangkal adalah Kwartir Nasional.
Registrasi Ulang
Setiap tahun Gudep Gerakan Pramuka harus melaksanakan registrasi ulang dan
sekaligus melaporkan status jumlah anggotanya pada tanggal 1 Oktober tahun itu.
Pengiriman Pendaftaran Gudep ke Kwarcab dengan cara Gudep mengisi data
Gudep status 1 Oktober tahun berjalan, rangkap 4: Lembar pertama, kedua dan
ketiga dikirim ke Kwartir Cabang sebelum tanggal 15 Oktober. Lembar keempat
ditahan di Gudep sebagai arsip.
Piagam untuk Gudep yang sudah ada
Berdasarkan laporan dan rekomendasi Kwarcab mengenai Gudep yang telah
diregistrasi, Kwarnas akan menerbitkan Piagam Pengesahan bagi Gudep
tersebut. Piagam ini disampaikan kepada
Gudep melalui Kwarcab. Untuk Gudep yang lama (bukan Gudep yang baru dibentuk),
Piagam disampaikan langsung melalui Kwarcab dan tidak perlu ada pengukuhan atau
pelantikan Gudep.
Piagam Keabsahan Gudep Gerakan Pramuka berlaku untuk 3 (tiga) tahun. Selama
Gudep masih teregistrasi setiap tahunnya, Piagam akan diperbaharui secara
otomatis oleh Kwarnas.
Sanksi
Apabila Gudep tidak melaksanakan registrasi ulang, kepadanya diberikan
peringatan pertama, kedua dan ketiga, dan pada bulan keempat Gudep itu
dibekukan untuk sementara, apabila tidak ada registrasi ulang dari Gudep
tersebut.
Gudep yang tidak melakukan registrasi ulang, dianggap tidak aktif lagi dan
berhenti sebagai Gudep Gerakan Pramuka dan kehilangan semua haknya.
Pemberhentian Gudep ini diratifikasi oleh Musyawarah Cabang (Muscab) dan
dilaporkan Ka Kwarcab kepada Kwarnas dan Kwarda.
Sumber : PP Kwarnas tentang Regristasi Gudep